Karty lunchowe dla pracowników – innowacja kontra podatki
9 lipca 2019 r. weszła w życie niewielka, lecz istotna, nowelizacja rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów (Dz.U. nr 60, poz. 279 ze zm.). Rozporządzenie to reguluje szczegółowe obowiązki pracodawcy w zakresie zapewnienia niektórym pracownikom posiłków i napojów w czasie pracy. Obowiązek ten dotyczy przede wszystkim pracowników, których praca wiąże się z istotnym wysiłkiem fizycznym. Ponadto rozporządzenie ustanawia szczegółowe wymogi, co do kaloryczności posiłków zatrudnianych przez pracodawcę.
Niezmiennie podstawową formą, w jakiej pracodawca może realizować ten obowiązek, jest wydanie pracownikowi jednego dania gorącego. Wydanie tego posiłku musi być zrealizowane w czasie regulaminowych przerw w pracy, najlepiej po ok. 3-4 godzinach pracy. Zmiana dotyczy jednak sytuacji, gdy pracodawca nie jest w stanie zrealizować swojego obowiązku w taki sposób. Pierwsza możliwość (ta akurat nie uległa zmianie), to przekazanie pracownikowi produktów umożliwiających przygotowanie posiłku we własnym zakresie. Druga natomiast, znacznie bardziej atrakcyjna i literalnie nowa w rozporządzeniu, to przekazanie pracownikowi bonów, talonów, kuponów oraz innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie takich produktów lub posiłku. Pracodawca może skorzystać z tej możliwości, jeśli ?ze względu na rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy lub ze względów organizacyjnych nie ma możliwości wydawania pracownikowi posiłku w tej formie?. Są to przede wszystkim sytuacje, gdy pracownicy nie zdążą zjeść posiłku podczas regulaminowej przerwy w pracy.
Nowelizacja wprowadza dwie istotne zmiany. Po pierwsze, potwierdzono możliwość stosowania przez pracodawców przedpłaconych kart lunchowych, którymi pracownicy będą mogli opłacić zakup posiłku profilaktycznego. W uzasadnieniu do nowelizacji rozporządzenia wskazano, że przez zmianę przepisów zapewniona będzie innowacyjność w zakładach pracy, i wydaje się, że efekt ten uda się osiągnąć. Karty przedpłacone są przecież rozwiązaniem wygodnym i korzystnym dla obu stron stosunku pracy.
Po drugie, brzmienie przepisu zostało dostosowane do treści art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. 2019, poz. 1387 ze zm.), który przewiduje zwolnienie z podatku dochodowego dla wartości otrzymanych przez pracownika od pracodawcy bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do uzyskania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych, które pracodawca ma obowiązek realizować na podstawie przepisów BHP. Chodzi tu zatem właśnie o posiłki profilaktyczne. Zatem karta przedpłacona ma jeszcze jedną zaletę ? wartość środków, które otrzymuje na nią pracownik jest zwolniona z PIT. Jest to korzystne dla pracownika, który uiści mniej podatku, ale też i dla pracodawcy, który nie musi uwzględniać środków przekazywanych na te karty przy opłacaniu zaliczek na podatek dochodowy. Rzeczywiście zatem wygląda na to, że nowelizacja rozporządzenia wprowadziła rozwiązanie innowacyjne i bardzo dogodne.
Jak zawsze, jest jednak jakieś ?ale?, bo, jak wiadomo, diabeł tkwi w szczegółach. Otóż zwolnienie z podatku przysługuje jedynie wtedy, gdy środki na karcie są przeznaczane na zapewnienie posiłków profilaktycznych, o których mowa w rozporządzeniu w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów. A rozporządzenie przewiduje szczegółowe wymagania co do wartości odżywczych tych posiłków. Jeśli dany posiłek ich nie spełni, nie będzie posiłkiem profilaktycznym, a więc nie będzie zapewniany na podstawie przepisów BHP i jego wartość nie będzie korzystała ze zwolnienia z podatku. Okazuje się zatem, że miało być nowocześnie i wygodnie, a stworzono tylko kolejne problemy i wątpliwości. Pracodawca, dając pracownikom przedpłacone karty, musi kontrolować, czy kupowane przez nich posiłki spełniają wymagania z rozporządzenia, gdyż na tej podstawie będzie ustalał, czy musi obliczyć i pobrać zaliczkę na podatek dochodowy, czy też nie. Oczywiście błąd w tej kwestii będzie obciążał pracodawcę jako płatnika zaliczek, zgodnie z odpowiednimi przepisami Ordynacji podatkowej. Potwierdzają to interpretacje podatkowe wydane na gruncie omówionych przepisów rozporządzenia.
Karty lunchowe wydają się niezwykle korzystnym rozwiązaniem dla zapewnienia pracownikom, których praca wiąże się z istotnym wysiłkiem fizycznym, posiłków profilaktycznych w sposób dla nich dogodny i pomysł ten zasługuje na pochwałę. Pracodawcy muszą jednak bardzo się natrudzić, by jednocześnie ich pracownicy mogli skorzystać ze zwolnienia z podatku w odniesieniu do środków przekazywanych im na tych kartach i tu uroki tego rozwiązania, niestety, bledną.
Podejmując zatem decyzję, czy wprowadzić takie karty przedpłacone, pracodawca musi mieć świadomość zagrożeń podatkowych z tym związanych i przeanalizować, na ile jest w stanie im zapobiec.