Co Pracodawcy i Pracownicy powinni wiedzieć o urlopach?

Co Pracodawcy i Pracownicy powinni wiedzieć o urlopach?

Jesteśmy w połowie wakacji, wyczekiwanym czasie dłuższych urlopów i wyjazdów. Kancelaria BWW zebrała najważniejsze kwestie, które pojawiają się w związku z tym w prawie pracy.

• W ubiegłym roku ustalono plan urlopów. Czy muszę się do niego zastosować?

Plan urlopów jest wiążący dla Pracodawcy i Pracowników. Może on zostać wyjątkowo zmieniony na wniosek Pracownika, umotywowany ważnymi przyczynami. Zmodyfikować może go również w tym trybie Pracodawca z powodu szczególnych potrzeb, jeśli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia w toku pracy.

Przepisy przewidują jednak sytuacje, w których przesunięcie urlopu jest obligatoryjne:

1. czasowa niezdolność do pracy wskutek choroby,

2. odosobnienie w związku z chorobą zakaźną,

3. powołanie na ćwiczenia wojskowe w ramach pasywnej rezerwy, stawienie się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie albo stawienie się do pełnienia służby w aktywnej rezerwie, na czas do 3 miesięcy,

4. urlop macierzyński.

Nie oznacza to jednak, że pracownik jedynie na bazie planu urlopów może rozpocząć urlop. Zazwyczaj wymagane jest jeszcze zatwierdzenie wniosku urlopowego sporządzonego na bazie planu urlopów.

• Czy muszę udzielić urlopu albo wykorzystać urlop w minimalnym wymiarze
  2 tygodni?

Na wniosek Pracownika urlop może zostać podzielony na części. Co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 dni kalendarzowych. Ten czas jest liczony łącznie z niedzielami, świętami i innymi dniami wolnymi od pracy.

• Kiedy jako Pracodawca mogę odwołać Pracownika z urlopu?

Pracodawca może odwołać Pracownika z urlopu, jednak nie może tego dokonać w każdej sytuacji. Jest do tego uprawniony jedynie, gdy obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu, np. konieczność usunięcia awarii urządzeń, czy też niespodziewana kontrola dotycząca obszaru pracy Pracownika.

• Jakie koszty wiążą się z odwołaniem pracownika z urlopu?

Pracodawca może odwołać Pracownika z urlopu, ale uprawnienie to jest ograniczone jedynie do przypadku, gdy obecności Pracownika w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu, np. konieczność usunięcia awarii urządzeń.

W sytuacji odwołania Pracownika z urlopu, Pracodawca jest obowiązany pokryć koszty poniesione przez Pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu. Niemniej jednak pracownik powinien podjąć wszelkie możliwe działania, aby zminimalizować te koszty, np. odwołać udział w tych imprezach, gdzie będzie to możliwe za zwrotem dokonanych opłat.

Za koszty związane bezpośrednio z odwołaniem Pracownika z urlopu uważa się faktycznie poniesione i udokumentowane wydatki poniesione przez Pracownika z góry na potrzeby urlopu, czyli m.in. koszty pobytu w hotelu, koszty podróży do miejsca spędzania urlopu
i z powrotem, koszty wydarzeń kulturalnych/rozrywkowych, w których Pracownik miał zamiar uczestniczyć.

Jeśli Pracownik został odwołany z urlopu przed wyjazdem, zwrotowi będą jedynie takie wydatki, których pracownik nie ma już możliwości odzyskać, np. zaliczka dla biura podróży, która nie podlega zwrotowi w razie rezygnacji z wyjazdu, bilety lotnicze, jeśli nie podlegają zwrotowi.

Do kosztów podlegających zwrotowi nie zalicza się wydatków poniesionych na zakup żywności czy sprzętu turystycznego.

Koszty podlegają zwrotowi proporcjonalnie do części niewykorzystanego w związku z odwołaniem urlopu (np. jeśli Pracownik poniósł koszty na tygodniową wycieczkę, a został odwołany z 3 dni urlopu, zwrot nie będzie obejmował całości kosztów, a jedynie część proporcjonalną). Jeśli odwołanie z urlopu spowodowało, że Pracownik wrócił z urlopu wraz z rodziną (np. wyjazd z małymi dziećmi, gdzie Pracownik i drugi opiekun mieli dzielić się obowiązkami), zwrotowi będą także podlegały koszty poniesione w związku z tymi członkami rodziny.

• Pracownik ma jeszcze niewykorzystany urlop z 2022 r. Kiedy musi go wykorzystać?

Pracownik powinien rozpocząć udzielony zaległy urlop najpóźniej 30 września 2023 r. Dzień 30 września może być pierwszym dniem udzielonego zaległego urlopu. Nie ma konieczności, aby cały zaległy urlop został wykorzystany do 30 września 2023 r.

• Co to jest „workation”?

Workation (z ang. work – praca, vacation – wakacje) jest połączeniem obowiązków zawodowych z wypoczynkiem poza miejscem zamieszkania. Oznacza to, że pracownik wykonuje pracę w wymiarze określonym w umowie o pracę (najczęściej 8 h), a po pracy ma możliwość odpoczynku poza miejscem zamieszkania, np. wybrania się na plażę, w góry lub zwiedzić okolicę.

• Czy w czasie urlopu muszę być pod mailem czy telefonem?

Pracownik nie jest zobowiązany w czasie urlopu wypoczynkowego do sprawdzania maila służbowego czy odbierania telefonów służbowych. Takie działanie Pracownika, ale również Pracodawcy, stoi w sprzeczności z celem urlopu, jakim jest regeneracja sił i odpoczynek Pracownika.

• Czy muszę składać wniosek urlopowy, mimo że został ustalony plan urlopów?

Zgodnie z Kodeksem Pracy urlopy są udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala Pracodawca, biorąc w miarę możliwości pod uwagę wnioski Pracowników, którymi nie jest związany. Natomiast kwestia składania odrębnych wniosków urlopowych – zazwyczaj już bezpośrednio przed rozpoczęciem urlopu wypoczynkowego – wynika z zasad obowiązujących w danego Pracodawcy (spisanych np. w regulaminie pracy).

• Ze względów operacyjnych oraz specyfiki wynikającej z wykonywanej działalności, jako Pracodawca, nie mogę udzielić urlopów dłuższych niż tygodniowe. Czy jest to zagrożone sankcją?

Urlop można podzielić na części tylko na wniosek Pracownika. Pracodawca nie może narzucać Pracownikom dzielenia urlopu na części. Co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych (nieprzerwanie, tj. z uwzględnieniem zarówno dni roboczych oraz wolnych od pracy). Oznacza to, że – bez względu na specyfikę danego zakładu pracy – urlopy jedynie tygodniowe nie spełniają wymogów kodeksowych.

Jako wyjątek od powyższej zasady wskazuje się m.in. sytuację, gdy Pracownik podjął pracę po raz pierwszy i nabywa prawo do urlopu z upływem każdego przepracowanego miesiąca
w wymiarze 1/12 wymiaru rocznego urlopu (a więc gdy taki Pracownik nie nabył jeszcze z góry za dany rok kalendarzowy dni urlopowych w określonym wymiarze).

Kodeks Pracy nie przewiduje sankcji za naruszenie ww. reguły minimum 14 kolejnych dni kalendarzowych części wypoczynku, tj. jej naruszenie nie będzie mogło być uznane za podstawę do nałożenia grzywny. Stanowisko takie zostało potwierdzone przez Departament Prawny Głównego Inspektoratu Pracy.

Podkreślić należy jednak raz jeszcze, że brak sankcji nie oznacza, że takie działanie jest dopuszczalne. Pracownik mógłby wystąpić przeciwko Pracodawcy z roszczeniem o naruszenie dóbr osobistych z tego tytułu, jeżeli to Pracodawca odmawia Pracownikowi udzielenie urlopu w wymiarze co najmniej 14 dni kalendarzowych. Jeżeli jednak, co szczególnie istotne
w obecnych realiach, to Pracownik składa wnioski urlopowe o krótsze urlopy, wtedy Pracodawca może mu ich udzielić we wnioskowanym mniejszym wymiarze, bez ryzyka grzywny za wykroczenie przeciwko prawom pracownika.

• Jak liczy się wynagrodzenie urlopowe?

Zgodnie z Kodeksem pracy, Pracownikowi za czas urlopu przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Szczegółowe zasady obliczania wynagrodzenia urlopowego wynikają z rozporządzenia wykonawczego do Kodeksu Pracy.

Wynagrodzenie urlopowe ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy. Zatem wynagrodzenie urlopowe wcale nie musi obejmować tylko wynagrodzenia zasadniczego, ale też dodatkowe składniki płacy pracownika, jeśli przysługują pracownikowi.

Przepisy nie zawierają szczegółowego pozytywnego katalogu składników, które są uwzględniane przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego, a jedynie negatywny katalog składników, których do wynagrodzenia urlopowego zaliczyć nie można, m.in. nagroda za określone osiągnięcia, nagrody jubileuszowe.

Przyjmuje się, że do świadczeń, które można wliczyć do wynagrodzenia urlopowego, należą m.in.: wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, dodatek funkcyjny.

Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości
(tj. wynagrodzenie zasadnicze i np. dodatek funkcyjny) uwzględnia się w wysokości należnej
w miesiącu wykorzystywania urlopu. Dla tego rodzaju składników nie dokonuje się żadnego rodzaju obliczeń w celu kalkulacji wynagrodzenia urlopowego. Pracownik za miesiąc, na który przypada urlop, otrzyma wynagrodzenie w stałej wysokości.

Przykład: Jeśli Pracownik weźmie urlop w lipcu 2023 r., a jego wynagrodzenie zasadnicze wynosi 5000 zł, a ponadto otrzymuje 1000 zł dodatku funkcyjnego, jego wynagrodzenie urlopowe za lipiec 2023 r. wyniesie 6000 zł, czyli w takiej samej wysokości jak za miesiące, w których nie korzystał z urlopu.

Natomiast składniki zmienne za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc uwzględnia się przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi
w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu bądź
12 miesięcy kalendarzowych – w razie znacznego wahania wysokości wynagrodzenia.

Kodeks pracy ustanawia obowiązek Pracodawcy udostępnienia Pracownikowi na jego żądanie do wglądu dokumentów, na podstawie których zostało obliczone jego wynagrodzenie, w tym wynagrodzenie urlopowe.

• Czy jako rodzicowi dziecka w wieku szkolnym przysługuje mi prawo pierwszeństwa
  w wyborze terminu urlopu?

W Kodeksie Pracy nie ma przepisu, który nakazywałby uprzywilejowane traktowanie Pracowników będących rodzicami dzieci w wieku szkolnym w stosunku do Pracowników niemających dzieci w zakresie udzielania urlopu wypoczynkowego. W szczególności nie ma przepisu, który dawałby rodzicom pierwszeństwo udzielenia urlopu wypoczynkowego
w okresie wakacji szkolnych.

Przy udzielaniu urlopów Kodeks Pracy nakazuje jedynie branie pod uwagę wniosków Pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Ponadto, musi zostać zapewniona ciągłość funkcjonowania zakładu pracy, a więc np. jeśli u Pracodawcy dwie osoby zajmują takie same stanowiska pracy, jedna z nich jest rodzicem dziecka w wieku szkolnym,
a druga bezdzietna, a jednocześnie ze specyfiki pracodawcy wynika, że tylko jeden
z Pracowników w tym samym czasie może przebywać na urlopie, to nie będzie uzasadnione udzielanie co roku pierwszeństwa w zakresie udzielania urlopu w okresie wakacji Pracownikowi, który ma dziecko. Pracownik będący rodzicem nie może się tego domagać od Pracodawcy. W praktyce jednak wskazane byłoby w sposób wyważony uwzględnić interesy obu Pracowników.

Opracowały mec. Aleksandra Woźniak – radca prawny, Partner w kancelarii BWW i mec. Klaudia Niewęgłowska – radca prawny, ekspertka zajmująca się prawem pracy w kancelarii BWW.