Pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą nie tworzyć zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (Fundusz), o ile w regulaminie wynagradzania lub w układzie zbiorowym pracy (jeśli pracodawca jest nim objęty) będzie zapis, że Fundusz nie zostanie utworzony.  Pracodawcy ci mogą podjąć decyzję o rezygnacji z tworzenia Funduszu w ciągu całego roku, np. na początku czy w trakcie roku kalendarzowego. Decyzja o rezygnacji z tworzenia Funduszu wymaga wprowadzenia stosownego zapisu w regulaminie wynagradzania i uzgodnienia go z przedstawicielem pracowników reprezentującym ich interesy. Konsekwencją rezygnacji z tworzenia Funduszu jest prawo do nienaliczania odpisu i nieodprowadzania środków na rachunek Funduszu. Rezygnacja taka wywiera skutki tylko na przyszłość, tak więc nie wpływa na status środków już zgromadzonych na rachunku Funduszu. Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, dopuszczając możliwość zrezygnowania w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania z tworzenia Funduszu, nie daje podstaw do innego przeznaczenia środków naliczonych zgodnie z przepisami Ustawy niż na zdefiniowaną w ustawie działalność socjalną. Środki zgromadzone przez pracodawcę przed rezygnacją nie stają się majątkiem zakładu i nie mogą zostać przeznaczone na jego bieżącą działalność. Środki, które już zostały przelane na rachunek Funduszu powinny zostać przekazane na rachunek Funduszu i wydatkowane na cele socjalne (por. Martuszewicz Anna, Piecyk Katarzyna, Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Komentarz, Opublikowano WKP 2011, Tomaszewska Barbara, Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Komentarz, Opublikowano: LexisNexis 2013).

Decyzja o rezygnacji z tworzenia Funduszu może wskazywać konkretny rok lub lata, w których Fundusz nie będzie tworzony. W przypadku zaś, gdy w regulaminie lub w układzie zbiorowym pracy nie zostanie określone, w którym roku Fundusz nie jest tworzony, należy założyć, że decyzja jest bezterminowa.

W przypadku podjęcia decyzji o reaktywacji Funduszu, należy tego dokonać w drodze zmian regulaminu wynagradzania.

Nowelizacja tzw. specustawy koronawirusowej wprowadza zmiany w zakresie dodatkowego zasiłku opiekuńczego, dzięki którym ubezpieczonemu zwolnionemu od wykonywania pracy z powodu konieczności osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem do ukończenia przez nie 8 lat bądź nad dzieckiem legitymującym się orzeczeniem o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności do ukończenia 18 lat w przypadku zamknięcia żłobka, przedszkola, szkoły, etc. z powodu koronawirusa będzie przysługiwało maksymalnie 28 dni zasiłku.

Ustawodawca wprowadza również zmiany przewidujące zawieszenie obowiązków polegających m.in. na wykonywaniu badań okresowych na czas zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii oraz łagodzi przepisy związane z wykonywaniem badań kontrolnych i wstępnych. Rozwiązania te mają wejść w życie z mocą wsteczną od dnia 8 marca 2020 r.

Szerzej o tych kwestiach pisaliśmy w artykułach pt. Specustawa koronawirusowa a dodatkowy zasiłek opiekuńczy oraz Badania okresowe w obliczu pandemii koronawirusa.

Nowelizacja specustawy zawiera także szereg rozwiązań dla przedsiębiorców, stanowiących elementy tzw. tarczy antykryzysowej. W ramach wsparcia przedsiębiorców ustawodawca przewiduje możliwość skorzystania pod określonymi warunkami z mechanizmów ochronnych polegających m.in. na:  przyznaniu świadczeń dla zatrudnionych (w oparciu o umowę o pracę, umowę zlecenia, umowę o świadczenie usług), obniżeniu wymiaru czasu pracy, obniżeniu wynagrodzenia za pracę w związku z przestojem ekonomicznym. Warto również wskazać, że przepisy znowelizowanej specustawy przewidują jednorazowe świadczenie postojowe dla samozatrudnionych i osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych (nieprowadzący działalności gospodarczej; umów zlecenia, umów o dzieło, umów o świadczenie usług). Świadczenie to nie będzie podlegać oskładowaniu i opodatkowaniu ze względu na jego socjalny charakter. Będzie ono przysługiwało ww. osobom, jeśli nie posiadają innego tytułu do ubezpieczeń.

Zmienione przepisy specustawy ds. wali z COVID-19 umożliwiają pracodawcy, u którego wystąpił spadek obrotów gospodarczych, lecz który nie zalega z zobowiązaniami publicznoprawnymi do końca trzeciego kwartału 2019 r., wprowadzenie narzędzi sprzyjających uelastycznieniu czasu pracy, obejmujących m.in. skrócenie dobowego odpoczynku (nie mniej niż do 8 godzin) czy skrócenie tygodniowego odpoczynku (nie mniej niż do 32 godzin), wprowadzenie systemu równoważnego czasu pracy.

Warto także wskazać na postanowienia ustawy nowelizującej w zakresie płatności zaliczek na podatek dochodowy od wynagrodzeń wypłacanych w marcu i kwietniu 2020 r. Ustawodawca przesunął termin płatności zaliczek na 1 czerwca 2020 roku. Zapłata zaliczki wobec tego, zamiast odpowiednio do 20 kwietnia i 20 maja, może być dokonana przez płatnika do dnia 1 czerwca 2020 r.

W ocenie Kancelarii, powyższe zmiany należy ocenić jako idące w dobrym kierunku, jednak niezapewniające zdecydowanych rozwiązań umożliwiających utrzymanie płynności finansowej szczególnie dużych przedsiębiorców. Warunki skorzystania z mechanizmów obniżenia wymiaru etatu lub przestoju ekonomicznego, polegające m.in. na zawarciu porozumienia albo ze związkami zawodowymi, albo z przedstawicielami pracowników, w wielu przypadkach – w czasie trwającego stanu epidemii – mogą być trudne do spełnienia. Ustawa nie uwzględnia również szerszej perspektywy czasowej trwania pandemii oraz jej wpływu na gospodarkę i nie przewiduje rozwiązań, które przedsiębiorcy mogliby wdrożyć w okresie po zakończeniu pandemii.

Kancelaria wskazuje, że obecnie pakiet osłonowy trafił do Senatu, który ma się nim zająć w dniu dzisiejszym (30 marca 2020 r.), a nowe regulacje w założeniu miałyby zacząć obowiązywać już od najbliższej środy, tj. od 1 kwietnia 2020 r.

Kancelaria wskazuje, że do czasu wprowadzenia odpowiednich zmian legislacyjnych w Kodeksie Pracy, wszelkie tego typu wnioski czy stanowiska mają jedynie charakter pewnych rekomendacji wobec oczywistych problemów w związku ze stanem epidemii. Nie mają natomiast charakteru wiążącego, zwalniającego pracodawców z obowiązku kierowania na profilaktyczne badania lekarskie, a pracowników – z obowiązku poddawania się nim.

Kwestia ta ma dopiero zostać uregulowana w nowej specustawie – ustawie o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (projekt z dnia 21 marca 2020 r.).

Zgodnie z projektem (art. 1 pkt 8 projektu), w czasie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii zawiesza się wykonywanie m.in. następujących obowiązków:

• wykonywanie badań okresowych pracowników (art. 229 § 2 zd. 1 k.p.);
• niedopuszczenie do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku (art. 229 § 4 k.p.).

Obowiązek przeprowadzenia takich niewykonanych badań okresowych będzie musiał zostać nadrobiony – niezwłocznie, w okresie nie dłuższym niż 60 dni po odwołaniu stanu epidemii.

Przepisy dotyczące badań okresowych mają wejść w życie z mocą wsteczną od dnia 8 marca 2020 r. (art. 59 pkt 2 lit. c projektu). Natomiast orzeczenia lekarskie, których ważność upłynęła po dniu 7 marca 2020 r. zachowają ważność, nie dłużej jednak niż do upływu 60 dni od dnia odwołania epidemii (art. 1 pkt 11 projektu, wprowadzający do specustawy nowy art. 31n).

Kancelaria podkreśla, że będzie można dopuścić do pracy pracownika mimo braku aktualnego orzeczenia lekarskiego, które utraciło ważność począwszy od 8 marca 2020 r. Takie orzeczenie trzeba będzie uzyskać w terminie do 60 dni po odwołaniu stanu epidemii.

Wskazujemy, że w świetle cały czas obowiązujących przepisów Kodeksu Pracy w aktualnym brzmieniu, nie jest możliwe dopuszczanie pracownika do pracy bez aktualnych badań okresowych. W związku z powyższym, jeżeli pracownik nie miał możliwości ich przeprowadzenia z przyczyn od siebie niezależnych (zamknięte placówki, odmowy wykonywania badań, brak dostępności lekarzy medycyny pracy, etc.), nadal będzie mu się należało wynagrodzenie określone jego stawką miesięczną bądź godzinową (100%), za czas niezawinionego przezeń przestoju.

Projekt nowej specustawy odnosi się również do kwestii badań wstępnych i kontrolnych. Co prawda nie zwalnia z ich przeprowadzania nawet w czasie stanu epidemii – nadal nie będzie można dopuścić pracownika do pracy bez badań wstępnych czy kontrolnych, lecz łagodzi związane z nimi wymagania. A mianowicie, badania wstępne lub kontrolne będą mogły być przeprowadzone przez innego lekarza niż lekarz medycyny pracy, jeśli ten ostatni nie jest dostępny. Orzeczenie takie wydane przez innego lekarza traciłoby moc po upływie 30 dni od dnia odwołania stanu epidemii, a w tym czasie pracownik musiałby zostać zbadany w standardowym trybie przez lekarza medycyny pracy.

Ten przepis również, zgodnie z założeniem projektu, wszedłby w życie z mocą wsteczną od 8 marca 2020 r. Oznacza to w praktyce, iż pracownicy, co do których obowiązek poddania się badaniom wstępnym lub kontrolnym zaistniał po 7 marca 2020 r., mogą zostać przebadani przez lekarza innego niż lekarz medycyny pracy i na podstawie tych badań dopuszczeni do pracy.

Odnosząc się do projektowanych zmian Kancelaria wskazuje, że zakładają one zmiany istotne dla pracodawców, takie jak m.in. możliwość dopuszczenia do pracy pracownika mimo braku badań okresowych, jeśli poprzednie straciły ważność po 7 marca 2020 r., obowiązek przeprowadzenia badań okresowych w terminie 60 dni od dnia odwołania stanu epidemii; możliwość wykonania badań wstępnych i kontrolnych przez lekarza innego niż lekarz medycyny pracy oraz utratę ważności badań wykonanych przez lekarza innego niż lekarz medycyny pracy po upływie 30 dni od dnia odwołania stanu epidemii.

Zagrożenie w związku z koronawirusem wymusza na pracodawcach między innymi reorganizację czasu pracy pracowników. Wskazujemy, że może ona polegać między innymi na zobowiązaniu pracowników do wykorzystywania zaległych urlopów wypoczynkowych.

W pierwszej kolejności konieczne jest dokonanie analizy, którzy pracownicy muszą kontynuować wykonywanie pracy, a którzy mogą w tym czasie tej pracy nie świadczyć (np. ze względu na zamknięcie oddziału) i w tym okresie wykorzystać urlop wypoczynkowy.

Najlepszym rozwiązaniem byłoby oczywiście, gdyby urlop zaległy został udzielony pracownikowi w terminie wskazanym przez pracodawcę, za zgodą pracownika (w porozumieniu z pracownikiem). Z tego względu proponujemy najpierw przeprowadzanie rozmów z pracownikami, przedstawianie im specyfiki zaistniałej sytuacji (komunikacja to podstawa!) oraz uzyskanie zgody na wykorzystanie zaległych urlopów w terminach wskazanych przez pracodawcę.

W przypadku braku zgody pracownika na udzielenie mu urlopu we wskazanym terminie, pracodawca może udzielić mu zaległego urlopu wypoczynkowego – „wysłać” go na urlop.

Chodzi tu wyłącznie o „wysłanie” na urlop zaległy. Należy nadmienić, że urlopem wypoczynkowym zaległym jest urlop niewykorzystany w roku poprzednim i w latach wcześniejszych (w obecnej sytuacji – urlop za 2019 r., niewykorzystany do 31 grudnia 2019 r., jak również urlopy za lata wcześniejsze). Nie trzeba czekać aż do końca września roku następnego (tu: do 30 września 2020 r.), aby urlop za 2019 stał się urlopem zaległym.

Takie stanowisko znajduje potwierdzenie w orzecznictwie Sądu Najwyższego. Zdaniem SN z przepisów  (w szczególności z art. 168 k.p.) nie da się wywieść warunku, że wykorzystanie urlopu zaległego zależne jest od zgody pracownika. Sąd podkreślił, że prawo do urlopu wypoczynkowego określone jest przepisami o charakterze bezwzględnie obowiązującym i to w odniesieniu do obu stron stosunku pracy. Pracodawca jest zobowiązany do udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego w określonym rozmiarze i terminie określonym według ustalonych zasad, a z drugiej strony pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu) i nie może odmówić wykorzystania urlopu udzielonego zgodnie z przepisami prawa pracy (wyrok SN z dnia 24 stycznia 2006 r., sygn. akt I PK 124/05; wyrok SN z dnia 2 września 2003 r., sygn. akt I PK 403/02).

Warto zauważyć, że przytoczone wyroki Sądu Najwyższego zapadły w konkretnych stanach faktycznych, jednakże w praktyce znalazły odniesienie generalne, co potwierdziła między innymi Państwowa Inspekcja Pracy.

Podsumowując, pracodawca jest uprawniony do udzielenia pracownikowi urlopu zaległego nawet bez jego zgody. Zanim pracodawca podejmie taką decyzję, warto podjąć z pracownikiem rozmowy, zwracając jego uwagę na interes pracodawcy. Jest on związany z wyjątkową sytuacją dotyczącą konsekwencji płynących z wprowadzania stanu epidemii. Polubowne działania pracodawcy i dobra komunikacja z pracownikami bez wątpienia spotkają się z ich zrozumieniem oraz pozwolą na zachowanie dobrych relacji między Przedsiębiorcami a zatrudnianymi przez nich osobami.

Kancelaria wskazuje, że kwestia dodatkowego zasiłku opiekuńczego na kolejny okres ma zostać uregulowana w nowelizacji specustawy koronawirusowej. Zgodnie z poselskim projektem nowelizacji dodatkowy zasiłek opiekuńczy ma przysługiwać w przypadku zamknięcia żłobka, przedszkola, szkoły, etc. z powodu koronawirusa – ubezpieczonemu zwolnionemu od wykonywania pracy z powodu konieczności osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem do ukończenia przez nie 8 lat bądź nad dzieckiem legitymującym się orzeczeniem o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności do ukończenia 18 lat. Wynika to z projektowanego nowego art. 4 ust. 1 specustawy.

Oznacza to, że w projekcie nowelizacji bez zmian pozostała dotychczasowa granica wieku dziecka, na które przysługuje dodatkowy zasiłek opiekuńczy, tj. 8 lat. W odniesieniu do dzieci niepełnosprawnych granica wiekowa została ustalona na 18 lat.

Na marginesie warto wspomnieć także o senackim projekcie ustawy o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw. W tym dokumencie zaproponowano zmianę okresu przysługiwania zasiłku opiekuńczego (na cały czas zamknięcia placówki) oraz podwyższono do 15 lat granicę wieku dziecka, którym miałby zajmować się ubezpieczony.

Dzięki nowelizacji przysługiwać będzie w sumie nie więcej niż 28 dni dodatkowego zasiłku opiekuńczego. Wynika to z faktu, że specustawa o koronawirusie przewidziała pierwszy dodatkowy zasiłek opiekuńczy (do 14 dni), a obecnie procedowana nowelizacja zawiera przepis, zgodnie z którym dotychczas wykorzystany okres dodatkowego zasiłku opiekuńczego nie będzie wliczany do aktualnie proponowanego (znowu do 14 dni). Oznacza to, że jeżeli ubezpieczony do tej pory wykorzystał np. 4 dni dodatkowego zasiłku opiekuńczego, to będzie miał kolejne 14 dni dodatkowego zasiłku opiekuńczego na podstawie nowych przepisów. Wynika to z art. 54 nowelizacji specustawy – „Art. 54. Do okresu, o którym mowa w art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, nie wlicza się dotychczas wykorzystanego okresu dodatkowego zasiłku opiekuńczego na podstawie art. 4 ust. 1 tej ustawy w brzmieniu dotychczasowym.„. Kancelaria wskazuje, że z dużym prawdopodobieństwem nie będzie dopuszczalne sumowanie tych okresów, tj. jeżeli uprawniony do tej pory nie wykorzystał żadnego dnia dodatkowego zasiłku opiekuńczego, to od dnia wejścia w życie nowelizacji będzie mu przysługiwało już tylko 14 dni zgodnie z nowymi przepisami, a nie 28 dni (jako suma dni z ustawy obecnie obowiązującej i ustawy nowelizującej).

Ponadto projektodawcy przewidzieli ciągłość przepisów, tj. nowy dodatkowy zasiłek opiekuńczy ma przysługiwać od 26 marca 2020 r., tj. od dnia następnego po pierwotnie zakreślonym terminie zamknięcia żłobków, szkół i przedszkoli. Oznacza to, że jeżeli ktoś wykorzysta do 25 marca 2020 r. wszystkie 14 dni pierwotnie przewidzianego dodatkowego zasiłku opiekuńczego, to od 26 marca 2020 r. będzie mógł dalej go pobierać (art. 59 pkt 2 lit. d nowelizacji specustawy). Zapewne ustawodawca nie zdąży wprowadzić w życie tych przepisów jeszcze w marcu 2020 r., więc konieczne będzie wypłacenie ubezpieczonym wyrównania.

Zgodnie z projektem, nie zmieni się natomiast procedura przyznawania dodatkowego zasiłku opiekuńczego. Jak dotychczas, zasiłek będzie wypłacany po złożeniu przez ubezpieczonego stosownego oświadczenia.

Zaznaczamy, że dodatkowo nowelizacja specustawy przewiduje możliwość wydłużania okresu pobierania dodatkowego zasiłku opiekuńczego ponad przewidziany powyżej. W tym celu nie będzie konieczne uchwalenie nowej specustawy, a jedynie wydanie stosownego rozporządzenia przez Radę Ministrów (proponowany nowy art. 4 ust. 3 specustawy).

Na stronie internetowej Kancelarii będziemy na bieżąco publikować zmiany dotyczące powyższej tematyki. Zachęcamy do zaglądania do zakładki „Aktualności”.