ustawa o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa
NOWY PROJEKT USTAWY O SYGNALISTACH
Ustawa o sygnalistach ma wdrożyć do polskiego porządku prawnego dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. W dniu 12 kwietnia 2022 r. na stronie Rządowego Centrum Legislacji opublikowana została nowa wersja projektu ustawy o sygnalistach przygotowana przez Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej1, która ma uwzględniać uwagi zgłoszone do pierwotnej wersji projektu tej ustawy – z dnia 14 października 2021 r. Poniżej wskazane zostaną wybrane zmiany w projektowanej regulacji, istotne z perspektywy pracodawców oraz innych podmiotów zatrudniających.
1 Projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa z dnia 6 kwietnia 2022 r., numer z wykazu prac legislacyjnych: UC101;
Szeroki katalog podmiotów obowiązanych do stosowania przepisów ustawy
Nowy projekt ustawy w bardzo znaczącym stopniu rozszerza katalog podmiotów obowiązanych do ustalenia procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych (dalej jako „procedura”).
Do wprowadzenia procedury zobowiązany będzie podmiot prawny, na rzecz którego wykonuje pracę co najmniej 50 osób, a nie tylko pracodawcę zatrudniającego co najmniej 50 pracowników.
Niestety projektodawca nie definiuje pojęcia „osoby wykonującej pracę na rzecz podmiotu prawnego” i tym samym ciężar wykładni tego terminu przerzuca na uczestników obrotu gospodarczego. Jeśli do projektu ustawy nie zostaną wprowadzone zmiany w tym zakresie, wiele podmiotów zatrudniających będzie miało trudności z ustaleniem, czy ciąży na nich obowiązek ustanowienia procedury wewnętrznej. W obecnym kształcie projektu nie jest bowiem jasne, czy pojęcie „osoby wykonującej pracę na rzecz podmiotu prawnego” zakresem znaczeniowym obejmuje oprócz pracowników tylko osoby świadczące pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej, czy też desygnatem tego terminu objęci są również samozatrudnieni, stażyści czy wolontariusze. W tym zakresie konieczne będzie zapewne posiłkowanie się innymi regulacjami, np. art. 8 ust. 2a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.
Szerszy od pierwotnego zakres podmiotowy zastosowania procedury wewnętrznej
Do tej pory, zgodnie z pierwotnym projektem ustawy, sygnalistą był co do zasady pracownik. Natomiast w wewnętrznym regulaminie istniała możliwość rozszerzenia tego katalogu m.in. o byłych pracowników, zleceniobiorców, członków organu zarządzającego (art. 29 ust. 2 pkt 1 projektu z dnia 16.10.2021 r.).
Zgodnie z aktualnym projektem, podmiot prawny obowiązany do wprowadzenia procedury wewnętrznej będzie musiał rozpatrywać zgłoszenia od każdej osoby fizycznej, która zgłasza informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym od – co zrozumiałe – pracownika, pracownika tymczasowego, zleceniobiorcy czy członka organu, ale również od „osoby świadczącej pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy”.
Doprecyzowanie procedury konsultacji związkowej
Ustalenie procedury wewnętrznej powinno nastąpić po konsultacji z zakładową organizacją związkową albo ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, jeżeli u podmiotu prawnego działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa.
W przypadku, gdy w podmiocie prawnym nie działa zakładowa organizacja związkowa podmiot prawny ustala procedurę wewnętrzną, po konsultacji z przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego podmiotu prawnego. Oznacza to, że wyłoniona grupa przedstawicielska powinna być reprezentatywna dla wszystkich osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, a więc nie tylko pracowników.
Jednocześnie precyzyjnie określono terminy na dokonanie konsultacji wskazując, że konsultacje trwają nie krócej niż 7 dni i nie dłużej niż 14 dni od dnia przedstawienia przez podmiot prawny projektu procedury wewnętrznej.
Sposoby dokonywania zgłoszeń
Nowy projekt ustawy pozwala na dokonywanie zgłoszeń „ustnie lub w postaci papierowej lub elektronicznej”. Dotychczas – wg projektu z 16.10.2021 r. – zgłoszenia mogły być dokonywane „na piśmie lub ustnie”. Stanowi to rozszerzenie obligatoryjnego katalogu o postać elektroniczną, a jednocześnie brak konieczności zachowania klasycznej formy pisemnej (tj. z podpisem własnoręcznym).
Projektodawca szczegółowo uregulował kwestię dokumentowania zgłoszeń ustnych:
- zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nagrywanej linii telefonicznej lub innego nagrywanego systemu komunikacji głosowej, za zgodą zgłaszającego, jest dokumentowane w formie nagrania rozmowy lub transkrypcji rozmowy;
- zgłoszenie ustne dokonywane za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej lub innego nienagrywanego systemu komunikacji głosowej, jest dokumentowane w formie dokładnego protokołu rozmowy;
- zgłoszenie ustne dokonywane jest za pomocą bezpośredniego spotkania, za zgodą zgłaszającego, jest dokumentowane w formie nagrania rozmowy lub dokładnego protokołu rozmowy.
Zgłaszający zyskuje również uprawienie do sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia transkrypcji rozmowy lub protokołu rozmowy.
Wątpliwości budzi to, że w przypadku gdy zgłoszenie ustne dokonywane jest za pomocą bezpośredniego spotkania, jego precyzyjne udokumentowanie zależne jest od zgody zgłaszającego.
Brak zgłoszeń anonimowych
Na podstawie pierwotnego projektu ustawy (z 16.10.2021 r.) kwestia dopuszczania zgłoszeń anonimowych była pozostawiona pracodawcy, co na etapie ustalania projektów regulaminów zgłoszeń wewnętrznych u poszczególnych pracodawców budziło dużo dyskusji.
Nowy projekt ustawy nie przewiduje możliwości dokonywania zgłoszeń anonimowych, co dotyczy zarówno zgłoszeń wewnętrznych, jak i zgłoszeń zewnętrznych. W uzasadnieniu wprost wskazano, że „zgłoszenia anonimowe nie będą podlegały rygorom ustawy, co oznacza, iż mogą one być pozostawione bez rozpoznania”. Ale i tu znalazła się furtka – „Niemniej w przypadku, w którym podmiot prawny lub organ publiczny zdecydują się rozpatrywać zgłoszenia anonimowe, należało będzie odpowiednie regulacje tej kwestii umieścić odpowiednio w procedurze wewnętrznej podmiotu prawnego lub procedurze zewnętrznej organu publicznego.2
Przekazanie informacji o procedurze w trakcie rekrutacji
Nowy projekt ustawy nakłada obowiązek przekazania osobie ubiegającej się o zatrudnienie informacji o procedurze wewnętrznej wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy. Wcześniejszy projekt ustawy nakładał na pracodawcę obowiązek zapoznania pracownika z treścią regulaminu zgłoszeń wewnętrznych przed dopuszczeniem go do pracy. W celu zabezpieczenia swoich interesów, rekomendujemy, aby podmiot prawny prowadzący rekrutację wymagał złożenia przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie oświadczenia o zapoznaniu się z obowiązującą procedurą wewnętrzną.
Szerszy katalog zakazanych działań odwetowych
Jedną z nowych form zakazanych działań odwetowych jest działanie polegające wyrządzeniu zgłaszającemu innej szkody niematerialnej, w tym nadszarpnięcie reputacji, zwłaszcza w mediach społecznościowych. Jednocześnie z brzmienia projektu ustawy wynika, że działanie takie mogłoby być podjęte jeśli pracodawca kierował się obiektywnymi i należycie uzasadnionymi powodami, co musiałby udowodnić. Gdyby więc projekt w takim brzmieniu przybrał formę ustawy, byłaby to pierwsza regulacja wprost odnosząca się do działań podejmowanych przez pracodawcę wobec pracownika w mediach społecznościowych.
Dane osobowe zgłaszającego
Nowy projekt ustawy nie nakłada na podmiot prawny obowiązku przechowywania danych osobowych zgłaszającego oddzielnie od dokumentu lub innego nośnika informacji obejmujących zgłoszenie. We wcześniejszym projekcie ustawy obowiązek ten wiązał się z koniecznością usunięcia z treści dokumentu lub innego nośnika informacji wszystkich danych osobowych zgłaszającego.
Nowy projekt ustawy przewiduje również skrócenie okresu przechowywania danych w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych z 5 lat do 12 miesięcy. Skróceniu ulega także okres przechowywania danych osobowych przetwarzanych w związku z przyjęciem zgłoszenia oraz podjęciem działań następczych z 5 lat do 15 miesięcy. Jednocześnie nowe terminy liczone będą od dnia zakończenia działań następczych, nie zaś od dnia przyjęcia zgłoszenia.
Wejście w życie ustawy
Zgodnie z nowym projektem ustawy, ustawa wchodzi w życie po upływie 2 miesięcy od dnia jej ogłoszenia.
Podmioty prywatne, na rzecz których wykonuje pracę co najmniej 250 osób oraz podmioty publiczne mają obowiązek ustalić procedurę wewnętrzną w terminie 1 miesiąca od dnia wejścia w życie ustawy.
Z kolei podmioty prywatne, na rzecz których wykonuje pracę co najmniej 50 i mniej niż 250 osób mają obowiązek ustalić procedurę wewnętrzną do dnia 17 grudnia 2023 r. – w tym więc zakresie projektowana regulacja nie uległa zmianie.